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Activité du CDI : indicateurs sur le fonds documentaire (statistiques de prêt, de composition du fonds)

  • Ne pas supprimer les emprunteurs avant d'avoir archivé les prêts de l'année (voir mode opératoire en fin de tableau)
  • Commencer par bien faire le point sur les différentes cotes propres à son CDI (à côté des cotes classiques "roman = R…", "théâtre = T…", on peut trouver "usuels = US…" ou encore des cotes relatives à une sous-localisation type "Réserve", "Armoire…" etc.)
  • Enregistrer les fichiers statistiques *.sta (4e colonne) dans C:\BCDI3\UTIL1\PERSO
  • Pour ouvrir un fichier statistique dans le tableau à double-entrée, cliquer sur l'icône "Rappeler un état statistique". Rajouter éventuellement ses propres cotes.

1. Indicateurs sur la circulation des documents

Indicateurs

BCDI : équation à construire

Objectif

BCDI : mode opératoire pour l'affichage des résultats

(icône Tableau à double entrée)

Observations

 

(Copier-coller les équations ci-dessous dans BCDI)

 

(Enregistrer les fichiers à télécharger ci-dessous dans C:\BCDI3\util1\perso)

 

Nombre de prêts total sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts :

Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005

Obtenir le nombre de documents prêtés pour l'année scolaire 2004-2005

 

 

 

Nombre de prêts élèves sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts

(Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005) et Statut E. = ~Elève~

Obtenir le nombre de documents prêtés aux élèves pour l'année scolaire 2004-2005

 

 

Nombre de prêts adultes sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts

(Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005) sauf Statut E. = ~Elève~

Obtenir le nombre de documents prêtés aux "non-élèves" pour l'année scolaire 2004-2005

 

Permet de voir rapidement les prêts aux enseignants et personnels non-enseignants (Vie scolaire, ATOSS, administration…)

Nombre de prêts par année avec total

  • Rechercher Prêts :

tout

Obtenir le cumul des documents prêtés depuis l'informatisation du prêt et en voir l'évolution
  • Télécharger le fichier "répartition des prêts par année.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Dans le tableau, cliquer en haut à gauche sur Valeurs ligne et modifier les intervalles correspondant aux années souhaitées
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que l'archivage des prêts ait été fait d'année en année.

Nombre de prêts élèves par année avec total
  • Rechercher Prêts :

Statut E. = ~Elève~

Obtenir le cumul des documents prêtés aux élèves depuis l'informatisation du prêt et en voir l'évolution
  • Télécharger le fichier "répartition des prêts par année.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Dans le tableau, cliquer en haut à gauche sur Valeurs ligne et modifier les intervalles correspondant aux années souhaitées
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que l'archivage des prêts ait été fait d'année en année.

Nombre de prêts adultes par année avec total
  • Rechercher Prêts :

tout sauf Statut E. = ~Elève~

Obtenir le cumul des documents prêtés aux "non-élèves" depuis l'informatisation du prêt et en voir l'évolution
  • Télécharger le fichier "répartition des prêts par année.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Dans le tableau, cliquer en haut à gauche sur Valeurs ligne et modifier les intervalles correspondant aux années souhaitées
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que l'archivage des prêts ait été fait d'année en année.

Nombre de prêts par classe sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts :

(Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005) et Statut E. = ~Elève~

Obtenir pour l'année scolaire 2004-2005 la répartition des prêts pour chaque classe.
  • Télécharger le fichier "répartition des prêts par niveau.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Dans le tableau, cliquer en haut à gauche sur Champs colonne puis sur Prêts et cocher Classe
  • Répondre "Oui"
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Permet de voir le total des prêts pour :

les documentaires (colonne "0-..9-" dans le tableau à double-entrée)

la fiction (colonnes R -, T -, P -, BD -)

les revues (Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ Cote des périodiques n'est pas renseigné).

Pour ajouter un autre début de cote, cliquer sur Valeurs ligne et saisir l'information à l'endroit voulu ; ne pas oublier le tiret de troncature.

Nombre de prêts par cote sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts :

Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005

Obtenir pour l'année scolaire 2004-2005 la répartition des prêts selon la cote
  • Télécharger le fichier "prêts par cote.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Penser à adapter l'état statistique proposé à ses propres cotes.

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ Cote des périodiques n'est pas renseigné.

Pour ajouter un autre début de cote, cliquer sur Valeurs colonne et saisir l'information à l'endroit voulu ; ne pas oublier le tiret de troncature.

Nombre de prêts par genre sur une année scolaire
  • Rechercher Prêts :

Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005

Obtenir pour l'année scolaire 2004-2005 la répartition des prêts fictions selon le genre
  • Télécharger le fichier "prêts fictions par genre.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que le champ "Genre" – qui ne concerne que les fictions – soit systématiquement renseigné.

Nombre de "lecteurs" sur une année scolaire (élèves ayant emprunté une fois ou plus)

  • Rechercher Emprunteurs :

(Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <30/06/2005) et Statut E. = ~Elève~

Obtenir pour l'année scolaire 2004-2005 la répartition entre emprunteurs et non emprunteurs

 

Le total obtenu donne le nombre d'élèves ayant emprunté au moins une fois sur la période concernée. Calcul à faire avant d'avoir archivé les prêts de l'année.

Nombre de fictions jamais sorties
  • Rechercher Exemplaires :

Tout sauf (Retour prévu le > ! ou Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~)

Evaluer le nombre de fictions qui n'ont fait l'objet d'aucun prêt
  • Télécharger le fichier "fictions jamais sorties.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que l'archivage des prêts ait été fait d'année en année (sinon la statistique ne portera que sur l'année scolaire).

Statistique possible mais peut-être moins significative pour les documentaires ou les BD (photocopies, lecture sur place).

Nombre de fictions sorties au moins une fois
  • Rechercher Exemplaires :

Retour prévu le > ! sauf (Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~)

Evaluer le nombre de fictions qui ont fait l'objet d'au moins un prêt chez les élèves
  • Télécharger le fichier "fictions sorties au moins une fois.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que l'archivage des prêts ait été fait d'année en année (sinon la statistique ne portera que sur l'année scolaire).

Nombre d'acquisitions de l'année sorties au moins une fois (fictions et documentaires)
  • Rechercher Exemplaires :

(Date achat E. >31/08/2004 et Date achat E. <31/08/2005) et Retour prévu le > !

Obtenir le nombre de nouvelles acquisitions 2004/2005 sorties au moins une fois réparties par cote

Nécessite que les nouvelles acquisitions aient été identifiées comme telles au fur et à mesure des achats (par exemple mention dans le champ Divers Doc. du fichier Documents et/ou dans le champ Date achat E. du fichier Exemplaires). Si ce n'est pas le cas, utiliser pour l'équation le champ "Date saisie E."

 

2. Indicateurs sur la composition du fonds

Indicateurs

Equation

Objectif

Mode opératoire pour l'affichage des résultats

(icône Tableau à double entrée)

Observations

 

(Copier-coller les équations ci-dessous dans BCDI)

 

(Enregistrer les fichiers à télécharger ci-dessous dans C:\BCDI3\util1\perso)

 

Nombre total d'exemplaires
  • Rechercher Exemplaires :

tout sauf (Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~)

Obtenir le nombre d'unités physiques

 

Inclut les titres en plusieurs exemplaires

Nombre de titres différents
  • Rechercher Documents :

tout sauf Support = ~Internet~

 

 

N'inclut pas les titres en plusieurs exemplaires

Répartition du fonds par support
  • Rechercher Documents :

tout sauf Support = ~Internet~

Obtenir le nombre de documents selon le support
  • Télécharger le fichier "répartition du fonds par support.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

 

Composition du fonds selon la cote document
  • Rechercher Documents :

tout sauf Support = ~Internet~

Obtenir la répartition du fonds par cote
  • Télécharger le fichier "composition du fonds par documents.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ "Cote" des périodiques n'est pas renseigné

Composition du fonds selon la cote exemplaire
  • Rechercher Exemplaires :

tout sauf (Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~)

Obtenir la répartition du fonds par cote
  • Télécharger le fichier "composition du fonds par exemplaires.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ "Cote" des périodiques n'est pas renseigné

Age du fonds (documentaires et revues)
  • Rechercher Documents :

Support = ~Périodique~ ou (Cote =0- ou Cote =1- ou Cote =2- ou Cote =3- ou Cote =4- ou Cote =5- ou Cote =6- ou Cote =7- ou Cote =8- ou Cote =9-)

Obtenir par année ou groupes d'année une répartition du fonds des livres documentaires et des revues
  • Télécharger le fichier "age du fonds docum.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Critère d'âge : champ "Date de parution" de Documents.

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ "Cote" des périodiques n'est pas renseigné.

Sur le même modèle, possibilité d'ajouter d'autres documentaires spécifiques à son fonds (ONISEP, spécimens…).

Age du fonds (fictions)
  • Rechercher Documents :

Cote =~R -~ ou Cote =~T -~ ou Cote =~P -~ ou Cote =~BD -~

Obtenir par année ou groupes d'année une répartition du fonds des fictions
  • Télécharger le fichier "age du fonds fiction.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Critère d'âge : champ "Date de parution" de Documents

Répartition du fonds roman (par genre)
  • Rechercher Documents :

Cote =~R -~

Obtenir une répartition par genre
  • Télécharger le fichier "répartition romans par genre.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Nécessite que le champ "Genre" de Notices ait été systématiquement renseigné.

Sur le même modèle, possibilité d'ajouter d'autres types de fictions (théâtre, BD…)

 

3. Indicateurs d'acquisition/élimination

Indicateurs

Equation

Objectif

Mode opératoire pour l'affichage des résultats

(icône Tableau à double entrée)

Observations

 

(Copier-coller les équations ci-dessous dans BCDI)

 

(Enregistrer les fichiers à télécharger ci-dessous dans C:\BCDI3\util1\perso)

 

Nombre d'exemplaires perdus depuis l'inventaire de juin 2004 (répartition par cote)
  • Rechercher Exemplaires :

Statut = ~Perdu~ et Date modif. E. >~01/09/2004~

Obtenir le nombre d'exemplaires marqués "Perdu" depuis le précédent inventaire

  • Télécharger le fichier "répartition des exemplaires perdus.sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Opération à faire à l'issue d'un inventaire pour évaluer la perte sur une année scolaire.

Peut être fait sur l'ensemble de la base (il suffit alors de construire l'équation "Statut = ~Perdu~").

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ "Cote" des périodiques n'est pas renseigné.

Nombre d'exemplaires mis au pilon sur l'année scolaire (répartition par cote)
  • Rechercher Exemplaires :

Statut = ~Mis au pilon~ et Date modif. E. >~01/09/2004~

Obtenir le nombre d'exemplaires marqués "Mis au pilon" dans l'année scolaire 2004/2005
  • Télécharger le fichier "répartition des exemplaires mis au pilon.Sta"
  • Lancer la recherche puis icône Tableau à double entrée et icône Rappeler un état statistique
  • Cliquer sur l'icône calculatrice pour lancer le calcul

Peut être fait sur l'ensemble de la base (il suffit alors de construire l'équation " Statut = ~Mis au pilon~ ~").

Champ intitulé "vide" : on part du principe que le champ Cote des périodiques n'est pas renseigné.

 

Archivage des prêts sous BCDI3

Sous BCDI, la suppression des emprunteurs entraîne la suppression des prêts associés à ces emprunteurs : on n'est de ce fait plus en mesure de connaître le nombre de fois où un document a été prêté. Lorsque l'on veut mener une réflexion d'ensemble sur la vie de son fonds documentaire, la perte d'une telle information est problématique. La solution consiste à archiver périodiquement les prêts de l'année précédente, en tout début d'année scolaire par exemple. Procéder comme suit dans l'ordre indiqué (les exemples qui suivent concernent les prêts de l'année 2004/2005).

1. Sauvegarder sa base

Avant tout, il faut faire une sauvegarde complète du dossier DATA (sur un support fiable) : il sera ainsi facile de revenir en arrière si besoin est.

2. Gérer les retardataires

Pour travailler de façon "propre", il faut imprimer un listing des éventuels retardataires :

- Rechercher Emprunteurs

- Equation : Statut E. = ~Elève~

- Format Lettre de rappel

- Sortie sur Imprimante

Facultatif : si vous avez BCDI3 à partir de la version 1.10, on va prendre la précaution supplémentaire de copier le nom de l'élève dans le champ Divers de la fiche Prêts. On peut automatiser cette procédure (exemple pour l'année 2004/2005):

- Rechercher Prêts

- Equation : Statut E. = ~Elève~ et Retour réel le = vide et (Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <01/07/2005)

- Equation si vous avez installé la version 1.30 de BCDI3 : Statut E. = ~Elève~ et Retourné le = vide et (Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <01/07/2005)

- Icône Modifier par lots

- Cocher le champ Divers

- Ligne "Remplacer par" : cliquer sur le bouton Champ puis cocher Emprunteur

- Valider en cliquant sur OK : le nom de l'emprunteur s'inscrit dans le champ Divers. Ainsi, même après l'opération d'archivage des prêts, on aura une trace dans BCDI des noms des retardataires, en plus du listing papier.

3. Archiver les prêts

Pour effectuer ce travail, il est nécessaire de créer un emprunteur fictif (par exemple "Prêts 2004/2005" pour les prêts de l'année scolaire 2004/2005). Ensuite, on reportera sur cet emprunteur fictif l'ensemble des prêts élèves de l'année. Procéder comme suit (exemple pour l'année 2004/2005) :

- Editer Emprunteur. Nommer cet emprunteur "Prêts 2004/2005" puis enregistrer la fiche. Dans le champ Statut E., mettre "Archive prêts".

- Rechercher Prêts

- Equation : Statut E. = ~Elève~ et (Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <01/07/2005)

- Icône Modifier par lots

- Cocher le champ Emprunteur

- Ligne "Rechercher" : tout

- Ligne "Remplacer par" : double-clic puis capturer "Prêts 2004/2005"

- Décocher la case "Confirmer le changement..."

- Valider en cliquant sur OK : tous les prêts Elèves de l'année scolaire 2004/2005 sont désormais archivés sous le nom "Prêts 2004/2005". La suppression des fiches emprunteurs élèves ne supprime plus les prêts associés puisque ces emprunteurs n'ont plus de prêts.

4. Remarques

a) Cas des utilisateurs non élèves (Enseignants, administratifs, surveillants...) : penser à archiver les prêts des personnels qui quittent l'établissement avant de supprimer leur fiche. Procéder comme suit (exemple pour l'année 2004/2005 avec Jean Monnet, Pierre Dupont, Florence Dumas) :

- Rechercher Prêts

- Equation : (Emprunteur = ~Monnet, Jean~ ou Emprunteur = ~Dupont, Pierre~ ou Emprunteur = ~Dumas, Florence~) et (Sorti le >31/08/2004 et Sorti le <01/07/2005)

- Icône Modifier par lots

- Cocher le champ Emprunteur

- Ligne "Rechercher" : tout

- Ligne "Remplacer par" : double-clic puis capturer "Prêts 2004/2005"

- Décocher la case "Confirmer le changement..."

- Valider en cliquant sur OK : tous les prêts des enseignants signalés dans l'équation de recherche sont archivés

b) Le CRDP de Poitou-Charentes propose sur Club BCDI une fiche dont la philosophie est proche mais - nous semble-t-il - plus complexe à mettre en oeuvre car on crée un emprunteur fictif par classe et par statut.